Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

1. Τα μέρη και ο ρόλος τους

Η επιχείρηση που δημιουργεί λογαριασμό στο Sitebook («ο υπεύθυνος επεξεργασίας» ή «εσείς») αποφασίζει γιατί και πώς χρησιμοποιούνται τα στοιχεία των πελατών της. Η [ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ / COMPANY NAME] ([ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ / LEGAL FORM]), με έδρα [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΔΡΑΣ / REGISTERED ADDRESS] («ο εκτελών» ή «εμείς»), αποθηκεύει και επεξεργάζεται αυτά τα στοιχεία για λογαριασμό της επιχείρησης, μέσα από το Sitebook.

Η συμφωνία αυτή είναι μέρος των Όρων Χρήσης και ισχύει όσο επεξεργαζόμαστε τέτοια στοιχεία. Ισχύει από τη στιγμή που η επιχείρηση αποδέχεται τους Όρους Χρήσης. Στοιχεία του υπεύθυνου επεξεργασίας: αυτά του λογαριασμού της επιχείρησης στο Sitebook. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

2. Αντικείμενο και σκοπός

Επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία μόνο για να παρέχουμε την υπηρεσία Sitebook: να δέχεται η επιχείρηση κρατήσεις, να τις διαχειρίζεται και να επικοινωνεί με τους πελάτες της για αυτές.

• Είδη δεδομένων: όνομα, τηλέφωνο, email (προαιρετικά), μήνυμα κράτησης (προαιρετικά), ιδιωτικές σημειώσεις της επιχείρησης για τον πελάτη, ιστορικό κρατήσεων και πακέτων, ημερομηνία και έκδοση της συγκατάθεσης.
• Υποκείμενα των δεδομένων: οι πελάτες της επιχείρησης και, αν τα καταχωρίσει η επιχείρηση, τα μέλη της ομάδας της.
• Ειδικές κατηγορίες δεδομένων: το Sitebook δεν έχει πεδία γι' αυτές. Το προαιρετικό μήνυμα κράτησης είναι ελεύθερο κείμενο και μπορεί να περιέχει τέτοια στοιχεία. Αν η επιχείρηση τα χρειάζεται, ευθύνεται για τη νομιμότητα και για τα επιπλέον μέτρα. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου
• Διάρκεια: όσο η επιχείρηση έχει λογαριασμό, και όσο χρειάζεται για τη διαγραφή μετά τη λήξη.

3. Οδηγίες του υπεύθυνου επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία μόνο με βάση τις τεκμηριωμένες οδηγίες της επιχείρησης. Οδηγίες είναι οι ρυθμίσεις και οι ενέργειες που κάνει η επιχείρηση στον πίνακα ελέγχου, καθώς και αυτή η συμφωνία. Δεν χρησιμοποιούμε τα στοιχεία για δικούς μας σκοπούς, δεν τα πουλάμε και δεν τα συνδυάζουμε με άλλα. Αν θεωρήσουμε ότι μια οδηγία παραβιάζει τον νόμο, θα το πούμε στην επιχείρηση. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

4. Εμπιστευτικότητα

Όσοι από εμάς έχουν πρόσβαση στα στοιχεία δεσμεύονται να τα κρατούν εμπιστευτικά και τα βλέπουν μόνο όταν χρειάζεται, για παράδειγμα για υποστήριξη που ζητήσατε εσείς. [ΠΩΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΕΤΑΙ Η ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΜΑΣ] ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

5. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του Παραρτήματος Β. Τα αξιολογούμε κατά καιρούς και τα βελτιώνουμε. Δεν δηλώνουμε πιστοποιήσεις που δεν έχουμε. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

6. Υπεκτελούντες

Η επιχείρηση μάς επιτρέπει να χρησιμοποιούμε άλλους παρόχους για να παρέχουμε την υπηρεσία. Η τρέχουσα λίστα είναι στο Παράρτημα Γ. Θα ενημερώνουμε την επιχείρηση τουλάχιστον [ΑΡΙΘΜΟΣ] ημέρες πριν προσθέσουμε ή αλλάξουμε υπεκτελούντα, και η επιχείρηση μπορεί να αντιταχθεί. Αν δεν λυθεί η διαφωνία, η επιχείρηση μπορεί να διαγράψει τον λογαριασμό της. Συμφωνούμε με κάθε υπεκτελούντα όρους προστασίας δεδομένων αντίστοιχους με αυτούς εδώ και μένουμε υπεύθυνοι για τις υποχρεώσεις του απέναντί σας. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

7. Μεταφορές εκτός ΕΟΧ

Δεν μεταφέρουμε στοιχεία εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου παρά μόνο με τις εγγυήσεις που προβλέπει ο νόμος, όπως οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή απόφαση επάρκειας. [ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ ΑΝΑ ΥΠΕΚΤΕΛΟΥΝΤΑ] ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

8. Βοήθεια προς την επιχείρηση

Βοηθάμε την επιχείρηση να ανταποκριθεί στα αιτήματα των πελατών της (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα, αντίρρηση). Για αυτό υπάρχουν εργαλεία στον πίνακα ελέγχου: εξαγωγή δεδομένων σε JSON και CSV, διαγραφή πελάτη, ρύθμιση χρόνου διατήρησης και καταγραφή ενεργειών. Αν ένας πελάτης μάς γράψει απευθείας, θα προωθήσουμε το αίτημα στην επιχείρηση χωρίς να απαντήσουμε εμείς επί της ουσίας. Βοηθάμε επίσης, όσο λογικά ζητηθεί, σε εκτιμήσεις αντικτύπου, σε επικοινωνία με αρχές και στη διαχείριση περιστατικών. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

9. Περιστατικά παραβίασης

Αν μάθουμε για παραβίαση που αφορά στοιχεία πελατών της επιχείρησης, θα την ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο σε [ΩΡΕΣ]. Θα της δώσουμε όσα στοιχεία έχουμε για να ειδοποιήσει την Αρχή και τους πελάτες της, αν χρειάζεται. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

10. Διαγραφή ή επιστροφή μετά τη λήξη

Όταν λήξει η συμφωνία, η επιχείρηση μπορεί να κατεβάσει τα στοιχεία της (JSON και CSV) από τις Ρυθμίσεις. Στη συνέχεια διαγράφουμε τα στοιχεία από τα συστήματά μας σε [ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΔΙΑΓΡΑΦΗΣ]. Τα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται σε [ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ]. Αν ο νόμος μάς υποχρεώνει να κρατήσουμε κάτι, το κρατάμε μόνο για αυτόν τον σκοπό. Εφόσον η επιχείρηση το ζητήσει, θα της δώσουμε γραπτή επιβεβαίωση της διαγραφής. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

11. Έλεγχοι και πληροφορίες

Μπορούμε να δίνουμε στην επιχείρηση τις πληροφορίες που χρειάζεται για να αποδείξει ότι τηρούνται αυτοί οι όροι. Αν ζητηθεί έλεγχος, θα γίνει με εύλογη προειδοποίηση, μία φορά τον χρόνο εκτός αν υπάρχει περιστατικό, σε ώρες εργασίας και με σεβασμό στην ασφάλεια και στα στοιχεία άλλων πελατών μας. [ΚΟΣΤΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ] ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

12. Ευθύνη και εφαρμοστέο δίκαιο

Η ευθύνη κάθε μέρους ρυθμίζεται από τους Όρους Χρήσης, εκτός από ό,τι ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Εφαρμόζεται το ελληνικό δίκαιο. Αν υπάρχει διαφορά ανάμεσα σε αυτή τη συμφωνία και στους Όρους Χρήσης για την προστασία δεδομένων, υπερισχύει αυτή η συμφωνία. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

Παράρτημα Α: Λεπτομέρειες της επεξεργασίας

• Φύση της επεξεργασίας: αποθήκευση, οργάνωση, εμφάνιση στην επιχείρηση, εξαγωγή, διαγραφή, αποστολή email κράτησης στον πελάτη (όταν συνδεθεί πάροχος email).
• Σκοπός: διαχείριση κρατήσεων και επικοινωνία για αυτές.
• Είδη δεδομένων και υποκείμενα: όπως στο μέρος 2.
• Χρόνος διατήρησης: τον ορίζει η επιχείρηση στις Ρυθμίσεις. Προεπιλογή: 24 μήνες μετά την τελευταία κράτηση. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

Παράρτημα Β: Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

• Κρυπτογραφημένη σύνδεση (HTTPS) μεταξύ προγράμματος περιήγησης και υπηρεσίας.
• Διαχωρισμός δεδομένων: κανόνες πρόσβασης στη βάση δεδομένων ώστε κάθε επιχείρηση να βλέπει μόνο τα δικά της στοιχεία. Οι επισκέπτες μιας δημόσιας σελίδας δεν έχουν πρόσβαση σε στοιχεία πελατών.
• Το μυστικό κλειδί διαχείρισης της βάσης δεν στέλνεται ποτέ στο πρόγραμμα περιήγησης.
• Κωδικοί: φυλάσσονται από την υπηρεσία ταυτοποίησης σε κρυπτογραφημένη μορφή. Περιορισμός επαναλαμβανόμενων απόπειρων σύνδεσης.
• Καταγραφή ενεργειών που αφορούν στοιχεία πελατών (προβολή, αλλαγή, εξαγωγή, διαγραφή), χωρίς τα ίδια τα στοιχεία.
• Αυτόματη διαγραφή παλιών στοιχείων με βάση τη ρύθμιση διατήρησης. Δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμη. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου
• Αντίγραφα ασφαλείας: [ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΧΟΥ ΒΑΣΗΣ]. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου
• Πρόσβαση προσωπικού: [ΠΟΙΟΣ ΕΧΕΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΚΑΙ ΠΩΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΕΤΑΙ]. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου

Παράρτημα Γ: Υπεκτελούντες

• Supabase: βάση δεδομένων, ταυτοποίηση χρηστών, αποθήκευση αρχείων. Περιοχή: [ΠΕΡΙΟΧΗ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ / DATABASE REGION].
• Vercel: φιλοξενία της εφαρμογής και των ιστοσελίδων. Περιοχή: [ΠΕΡΙΟΧΗ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ / HOSTING REGION].
• [ΠΑΡΟΧΟΣ EMAIL / EMAIL PROVIDER]: αποστολή email κράτησης. Δεν έχει συνδεθεί ακόμη.
• Εργαλείο στατιστικών: κανένα προς το παρόν.
• Πάροχος πληρωμών: κανένας προς το παρόν.

Η λίστα αυτή πρέπει να ταιριάζει με τους παρόχους που χρησιμοποιούνται πραγματικά και με τις συμφωνίες που έχουν υπογραφεί μαζί τους. ⚖ Έλεγχος δικηγόρου